Projektová zpráva je formální zpráva o stavu a průběhu projektu. Vychází z plánu projektu a jeho srovnání s aktuálně dosaženými výsledky. Obsahuje informace o pracovních výsledcích a problémech při řešení projektu, tj. které výsledky (deliverables) byly dokončeny a které nebyly, do jaké míry se podařilo splnit kritéria kvality, jak byl čerpán rozpočet, apod.

Baseline  - česky směrný plán - (výchozí základna pro měření výkonu projektu) označuje schválené závazné výchozí podklady (harmonogram, rozpočet, technické specifikace produktu) pro sledování výkonu projektu a jeho řízení.

Důsledek rizika představují jeho dopady na cíle projektu, když riziko nastane. Rozsah důsledků rizika se vyjadřuje lineárně na intervalu (0,1) nebo nelineárně, např. (0.05 0.1 0.2 0.4 0.8). V součinu s pravděpodobností rizika určuje potenciální nebezpečnost rizika.

Zajišťuje vhodnou koordinaci jednotlivých činností projektu. Obsahuje tři procesy:

1. Vytvoření plánu projektu – integrace a koordinace všech procesů vytvářejících části plánu projektu pro vytvoření logického a srozumitelného dokumentu (plánovací proces).
2. Provádění plánu projektu – provádění aktivit podle plánu projektu (prováděcí proces).
3. Sledování a řízení práce na projektu - sledování a hlášení o postupu projektu vzhledem k cílům, určeným v plánu projektu. (řídicí proces).
4. Integrované změnové řízení – koordinace změn během celého projektu (řídicí proces).

Kvalita je souhrn charakteristik produktu, který se týká schopnosti produktu uspokojit stanovené nebo implicitní potřeby.(například kvalitativní parametr spolehlivost zařízení může být špatná, dobrá či vynikající).

Je třeba nesměšovat s pojmem stupeň, který určuje kategorii produktů (zařazení produktů) se stejným funkčním použitím, ale s různými technickými charakteristikami (například Word a Notepad).

V projektu jde přitom o určení a splnění požadovaných úrovní jak kvality tak stupně.

Mezník (milník, milestone) znázorňuje dokončení ověřitelného výsledku. Je definován časem a kritériem splnění. V naplánovaném čase mezníku se ověřuje, zda opravdu bylo tohoto výsledku dosaženo. Příklady správně formulovaných mezníků: zpráva o stavu projektu byla předána, programový modul prošel úspěšně všemi připravenými testy.

Projekt je realizován procesy, které podle svého obsahu spadají do následujících skupin:

1. řízení rozsahu projektu,
2. řízení času (trvání) projektu,
3. řízení  nákladů na projekt,
4. řízení lidí,
5. řízení komunikace,
6. řízení kvality,
7. řízení  rizik projektu,
8. řízení zásobování projektu,
9. řízení vztahů se zainteresovanými stranami,
10. koordinace projektových činností.

Plán projektu je formálně odsouhlasený dokument, podle kterého se provádí projekt. Obvykle obsahuje následující části:

1. Zakládací listina projektu s předběžným popisem produktu
2. Popis produktu (popis předmětu projektu) obsahující i cíle a výsledky projektu.
3. Podrobný rozpis prací (WBS) do podrobností nutných pro řízení projektu, jako výchozí základna pro sledování postupu projektu.
4. Odhady nákladů, harmonogram postupu a určení odpovědnosti za každý výsledek uvedený v podrobném rozpisu prací.
5. Výchozí základny (směrné plány) pro měření technického rozsahu, harmonogramu a nákladů, tj. WBS, základní harmonogram projektu a časově rozfázovaný rozpočet projektu.
6. Hlavní mezníky včetně jejich termínu splnění.
7. Klíčoví a požadovaní pracovníci a očekávané mzdové náklady na ně.
8. Plán reakcí na rizika projektu včetně klíčových rizik a plánovaných reakcí na ně.
9. Podružné plány, např. plán řízení kvality, plán řízení zaměstnanců, komunikační plán, plán řízení nákupů.
10. Podpůrné podrobnosti, např. technická dokumentace, specifikace, historie vývoje požadavků, konceptuální návrhy.

Popis rozsahu projektu definuje cíle a výsledky projektu. Jeho obsahem je:

1. Odůvodnění projektu – potřeba, pro jejíž uspokojení je projekt podnikán.
2. Produkt projektu – zpřesněný popis produktu podle zakládací listiny a popisu požadavků zainteresovaných stran.
3. Výsledky projektu – seznam hlavních výsledků na nejblíže nižší úrovni podrobnosti, jejichž úplné a uspokojivé dodání znamená úspěšné dokončení projektu.
4. Cíle projektu – kvantifikovatelná kritéria, která musí být splněna, aby byl projekt považován za úspěšný.
5. Známá omezení a předpoklady.

Předběžný popis produktu je obsažen v zakládací listině. Zahrnuje požadavky na produkt a návrh produktu, který tyto požadavky splňuje. Obsahuje tedy charakteristiky produktu nebo služby, kterou má projekt vytvořit. Jde o slovní popis. Předběžný popis produktu uvádí rovněž vztah mezi vytvářeným produktem a potřebou, která vedla ke vzniku projektu. Měl by být dostatečně podrobný, aby z něj mohlo vycházet pozdější plánování projektu.